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    打造智慧财务共享中心 助力高质量数字化大唐

    • 2021-07-20
    • 来源:大唐集团

    “十三五”圆满收官,“十四五”扬帆启航。为了鼓励广大团员青年为“十四五”高质量发展建言献策,充分调动团员青年参与企业管理、关心企业发展的积极性,营造人人爱企业、人人为企业的浓厚氛围,为集团公司二次创业、做强做优汇聚青春智慧,集团公司团委组织开展了“青话高质量,建言十四五”征集活动。截至目前,全系统共征集论文704篇、金点子建议1735个。经过层层审核筛选,共推荐论文178篇、“金点子”建议481个参加终评。即日起,本栏目将陆续刊发部分征文建议。

      集团公司党组书记、董事长邹磊在2021年工作会议发出了叩击人心的二次创业号召,将创新、数字化提到了前所未有的高度。作为一名信息化青年员工,我备受鼓舞,内心澎湃,希望能尽自己绵薄之力,为集团公司数字化、信息化、智慧化水平舔砖加瓦,结合自身工作成果及经验,对建设智慧化财务共享中心建言建策,希望能够助力培育新技术、新业态、新模式,打造高质量的数字化财务共享中心系统。本文将结合RPA技术讨论改进财务共享中心系统的可行性。

    一、财务共享中心现状分析

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      自2018年开始,集团公司已经陆续上线27家财务共享中心,积极推进了财务管理的转型。通过财务共享中心及相关软硬件系统的建设,大大提升了财务集约化水平、促进财务流程优化、推动财务职能调整、助力财务转型升级。财务共享中心机构,有效提升了集团公司价值创造、决策支撑、财务风险防范、协同服务、技术应用和人才保障六方面能力。

      财务共享服务中心通过将分散在各地的分、子公司财务业务集中起来进行财务管理,随后进行统一进行标准的、规范的业务流程处理。财务共享服务中心的规范统一管理模式减少了各分部配备财务人员的需求,减少了大量会计人员的开支,从而降低了成本,也提升了效率。

      集团公司应用了财务共享服务中心之后,实现了财务管理统一性,确保企业财务核算在实施过程中更加规范,而且可以全程控制自身的资本运营,确保财务工作内容的透明性,使企业明确各项资金的使用与调动的去向。同时,通过财务共享服务中心的管理模式,企业也可以充分了解各部门和分公司的财务状况,随后便能够对于企业的资金实力做出统一的分析与预算,从而根据自身的经济实力来开展相应的资金规划。通过这样的方式,可以避免财务管理期间层层递进所造成的人工误差,从而实现企业财务管理的精准化。

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      财务共享运行模式将业务单位大量简单、重复性的财务工作集中到财务共享服务中心集中化处理。但由于财务共享服务人员不能及时了解业务单位的业务性质和变化情况,不能及时、准确地完成核心财务分析管理,进而造成了核心价值财务工作缺失。

      另外财务共享运行模式增加了中心节点的重复劳动工作量,例如在企业中费用报销发票的核验、增值税专用发票的验证这类数据量大的简单工作,会计人员由于工作量巨大且枯燥可能会在手工计算、核对以及验证过程中发生错误,严重影响后续工作的开展进行。

      财务共享中心还会提升信息管理的成本,为了能够满足财务共享中心的需求,就需要有足够信息系统管理功能,会逐年增加信息化的运维保障投入。

    二、RPA技术运用现状

     ?。ㄒ唬㏑PA技术的概念和特点

      机器人流程自动化(Robotic Process Automation,RPA)是一种基于软件机器人和人工智能概念的计算机脚本语言用于实现用户界面的自动化技术的软件工具。RPA擅长模仿人类操作方式来解决大量重复性质的工作,其具有持续工作,规则明确,高强模仿能力等特性。

      RPA 财务机器人是德勤公司于2017年投入应用,并逐渐在我国推广应用。其主要功能有数据检索与记录、图像识别与处理、数据加工与分析、信息监控与产出等。RPA财务机器人利用OCR(光学字符识别)技术自动扫描识别凭证等文件,并提取出与业务相关的文字、数据,再经过系统筛查,留下可以用于自动化处理的数据;可根据预定的运行脚本自动登录ERP、SAP等系统,完成信息上传与下载;可以基于模拟人类判断,实现工作流分配、标准报告出具、基于明确规则决策、自动信息通知等功能?;谄湎冉墓δ?,RPA比较擅长处理大量重复的业务内容和基于明确运行规则模拟人工操作的流程。

     ?。ǘ㏑PA技术的应用情况

      据 Zinnov 的报告《Zinnov Zones 2019 for RPA Services》显示,2019 年全球企业在 RPA 上花费超过 23亿美元,并且全球超过 38% 的企业准备或者尝试使用 RPA 机器人。而根据 Gartner 对全球 150 家企业调查显示,在应用 RPA 之后,平均每年可以为财务部门节省 25000小时可避免的工作。Gartner 统计,2018年底60%收入超过10亿美元的企业已部署RPA工具。预计到2022年底,85%的大型和超大型组织将部署某种形式的RPA。

      对标国内发电企业,国家能源集团已经采用RPA技术,针对“银企上报对账”和 “ERP 系统内报表实例生成”两个场景进行梳理,制定了自动化方案,两个财务场景的工作效率提升了 30%,节省了财务人员在此场景下 40% 的工作时间。

    三、应用RPA优化财务共享中心服务分析

      财务共享服务中心已实现与大唐网银、SAP、主数据管理、ERP等系统的对接,也初步建设形成了OCR自动识别系统,但未来新系统的对接需要投入一定的工作量和成本, RPA 财务机器人作为企业内外部系统信息交互的桥梁,可以在不改变企业原有 IT 架构的基础上实现自动化的跨系统信息采集,可节省相关的软件开发及实施费用。RPA 财务机器人还根据预设的脚本并结合采集到的信息自动生成记账凭证,代替了人工录入,是智能化财务的初步模型。

      RPA 财务机器人7×24小时工作模式,弥补了财务人员工作精力及工作时间有限的问题,适合于企业 7×24 小时的业务??山岷喜莆窆蚕碇行囊滴?,在资金制单、网银流水处理、余额统计、银行回单匹配、电票开票、凭证打印处理等场景进行自动化处理,可提升工作效率,增加正确率,节省人员成本。

      根据业务量大小、工作内容重复度、数字化程度、风险程度和战略制定、系统复杂程度等方便,评估各个业务流程的特点是否适用RPA财务机器人,根据调研与沟通,资本管理业务流程的 RPA 适应性相对较高,其次是报销管理、收款管理、付款管理、档案管理、税务管理和总账管理,而成本管理、资产管理、预算管理、绩效管理和合规管理的 RPA 适应性相对较低。

      在资金结算中的现金管理场景;费用报销中的报销单据整合、费用报销审核场景;资产核算中的资产卡片管理、资产变动管理场景;总账报告中的银企对账、单体报表出具、合并报表出具、关账场景;采购到付款中的发票验真与认证、采购付款、付款单处理场景;税务统筹中的发票报税、纳税申报业务数据处理场景,都可尝试使用RPA财务机器人进行流程再造与优化。

      对标中化财务共享中心应用 RPA 财务机器人成果,预计可以提升1-3倍的工作效率、操作正确率接近100%、节约 35%-50%的成本、实现企业价值的增值。

    四、RPA技术在财务公司应用成果

      财务公司于2020年9月上线RPA财务机器人,在信息系统自动巡检、人行每日数据上报、贷款、银行承兑汇票、票据贴现的征信数据和业务数据自动化比对、与银行账户交易记录自动对账、“对账日”自动生成余额表和调节表等业务场景实现了RPA自动化流程。通过使用RPA技术,财务公司大幅提升工作效率,满足对工作结果准确性与合规性的高标准要求,大幅改善员工的工作体验。

      据初步统计,在使用RPA技术的IT管理部日常巡检全流程从每日1次增加到每日2次,人工巡检一次大约90分钟降低至一次6分钟,效率提高15倍,并且增强了可靠性。计划财务部每日报表核对流程从原来的15分钟降低至2分钟,信贷业务部从原先手工比对征信系统数据,每日比对时间60分钟降至2分钟。结算业务部从台账手工处理余额表及调节表,每日处理时间60分钟降至2分钟。RPA技术有利于大唐财务公司的减负增效,也确实解放了员工的生产力。

      财务公司将循序渐进,将RPA技术探索试点阶段的成功经验,逐步引入到企业管理中,并积极将相关的经验成果分享给集团公司各个单位,也相信可以在财务共享中心的业务流程优化中开花结果。

    五、总结与展望

      未来,RPA技术将作为企业数字化转型的重要抓手为业务赋能,为发展高质量企业提供强有力的技术支撑。

      可以通过引入RPA技术到财务共享中心,将前沿的信息技术直接转化为企业可以产生直接价值的虚拟劳动力,进一步降本增效,全面提升企业的智慧能力,加速企业的数字化转型之路。

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